PROCEDURA OPERAȚIONALĂ

privind POLITICA DE SUPRAVEGHERE

VIDEO A SPAȚIILOR CE APARȚIN DOMENIULUI PUBLIC SAU PRIVAT AL U.A.T. RACOS

Scop:

Această procedură stabilește:

          1.Un set unitar de reguli care reglementează implementarea și utilizarea sistemului de supraveghere video în scopul asigurării securității persoanelor și bunurilor, pazei și protecției bunurilor, imobilelor, valorilor și a materialelor cu regim special care sunt utilizate în activitate, respectând în acelasi timp obligațiile ce revin UAT RACOS în calitate de utilizator al sistemului de supraveghere.

2.Responsabilitățtile privind administrarea și exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum și cele privind întocmirea, avizarea și aprobarea documentelor aferente acestor activități.

Procedura privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al UAT RACOS și măsurile de protecție luate de societate pentru a proteja datele cu caracter personal, viața privată și alte drepturi fundamentale precum și interese legitime ale persoanelor filmate .

Domeniul de aplicare a procedurii operaționale

Procedura se aplică în cadrul activității de supraveghere prin mijloace video.

Procedura se aplică, corespunzător competențelor, de către:

-personalul desemnat cu administrarea sistemului;

-conducerea instituției;

-personalul extern care asigură mentenanța sistemelor de supraveghere.

Documente  de  referin ță  (reglementări)  aplicabile  activității procedurale:

a) Legea nr.333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, cu

modificarile si completarile ulterioare ( M. Of. Nr. 189/18.03.2014);

b) Hotararea nr.301din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr.333/2003

privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor ( M. Of. Nr.335/17.05.2012);

c) Legea nr.677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare ( M. Of.nr. 790/12.12.2001);

d) Ordinul Avocatului Poporului nr.52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea Cerintelor minime de securitate a prelucrarilor de date cu caracter personal ( M. Of nr. 383/05.06.2002);

e) Decizia ANSPDCP nr.52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor eu caracter personal prin utilizarea mijloacelor de supraveghere video ( M.Of.nr. 52/11.06.2012)

f) Instructiunile Autoritatii Europene de Protectie a Datelor Personale privind supravegherea video,publicate 17 martie 2010, Bruxelles.

Descrierea procedurii operaționale

          1.Informații generale

Utilizarea sistemului video este necesară pentru buna administrare și funcționare a UAT RACOS , în special în vederea controlului de securitate și pază .

Revizuiri periodice:

O revizuire periodică va fi intreprinsă o dată la 3 ani  de  către structurile responsabile cu asigurarea securității și va reanaliza:

-Necesitatea menținerii în uz a sistemului;

-Îndeplinirea scopului declarat;

-Posibile alternative adecvate la sistem;

2.Zonele supravegheate

Se supraveghează prin mijloace video:

-zonele și căile de acces în incinta unităților publice ;

-zonele ce aparțin domeniului public și privat al comunei;

-împrejurimile clădirilor pentru a proteja spatțile exterioare;

Amplasarea camerelor a fost atent stabilită pentru a asigura limitarea pe cât posibil a monitorizării zonelor care nu prezintă interes pentru scopul urmărit și este anexată prezentei proceduri.

Dispozitivele de înregistrare se amplasează într-un spațiu bine protejat, asigurat corespunzător pentru eliminarea posibilității sustragerii suportului de stocare sau a dispozitivului, în special în timpul producerii unui eveniment.

Nu sunt monitorizate zonele în care există un nivel ridicat al așteptărilor privind viața privată, precum birourile, toaletele și alte locații similare.

Datele cu caracter personal colectate prin intermediul supravegherii video

          1.Scopul supravegherii:

UAT RACOS  utilizează sistemul de supraveghere video doar în scopul securității persoanelor și bunurilor, pazei și protecției bunurilor, imobilelor, valorilor și a materialelor cu regim special care sunt utilizate în activitatea autorității publice, siguranța circulației. Sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, detectarea și investigarea furturilor de bunuri deținute de unitate  ,precum și la prevenirea, detectarea și investigarea furturilor din și de pe proprietățile private ale cetățenilor din comună.

2.Limitarea scopului:

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat în alt scop decât cel notificat, nu se folosește la monitorizarea activității angajatilor sau la pontaj. Sistemul nu este mijloc de investigare sau de obținere a unor informații pentru anchetele interne sau procedurile disciplinare, cu excepția situațiilor în care se produce un incident de securitate fizică sau se observă un comportament infracțional (în circumstanțe excepționale imaginile pot fi transferate organelor de cercetare în cadrul unei investigații disciplinare sau penale).

3.Categorii speciale de date:

Sistemul video al UAT RACOS  nu are ca scop captarea (de exemplu prin focalizare sau orientare selectivă) sau prelucrarea imaginilor (de exemplu, indexare, creare de profiluri) care dezvăluie "categorii speciale de date".  Instituția  nu intentionează să utilizeze sistemul de supraveghere în mod ad- hoc, respectiv cu caracter temporar, de circumstanță.

4.Descrierea și specificatiile tehnice ale sistemului:

În mod convențional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Are ca funcție înregistrarea imaginilor.Sistemul poate înregistra orice mișcare detectată de camerele instalate în zona supravegheată, alături de dată, oră și locație. Atunci când este necesar, calitatea imaginilor permite recunoașterea celor care trec prin zona de acțiune a camerelor.Pentru o mai mare siguranță a prelucrarii datelor care pot fi obținute în urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fără funcțe de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii. Personalul special instruit trebuie să respecte setările de confidențialitate și drepturile de acces. Nu se înregistrează sunetul. Accesul este strict limitat, la angajații anume desemnați de către instituție, în spațiul unde se află echipamentele de înregistrare și stocare ale sistemului de supraveghere video.

5.Beneficiile sistemului de supraveghere:

-Creșterea controlului în perimetrul supravegheat, a intrărilor și ieșirilor;

-Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevazute;

-Respectarea actelor, normativelor și legislației în vigoare pentru obiectivele cu risc.

          Instalarea, administrarea și exploatarea sistemului

În vederea asigurării unei protecții eficiente a drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanelor fizice, în cadrul operațiunilor de supraveghere video a căilor publice de acces și a spațiilor publice deschise, este interzisă prelucrarea de imagini care să vizualizeze interiorul imobilelor vecine locuite sau a căilor de acces în acestea.

Camera DVR: Nu este permis accesul neautorizat la camera DVR. Accesul este strict limitat la angajați, personalul desemnat cu administrarea sistemului, conducerea instituției si reprezentanții firmei care asigură mentenanța sistemului, însoțiți de un reprezentant al personalului, desemnat cu administrarea sistemului.

De la caz la caz, se poate acorda accesul la camera DVR și altor persoane, în afara celor menționate mai sus, doar pe baza de autorizare din partea conducerii unității. Aceste persoane nu vor avea acces la datele personale prelucrate în activitatea de supraveghere video.

Protejarea vieții private și securitatea informațiilor

Pentru a proteja securitatea sistemului video și pentru a spori gradul de protecție a vieții, au fost introduse următoarele măsuri tehnice și organizatorice:

-Limitarea timpului de stocare a materialului filmat, în conformitate cu cerințele de securitate;

-Mediile de stocare (serverele pe care se stochează imaginile înregistrate) se află în spații securizate, protejate de măsuri de securitate fizică;

-Echipamentele de stocare a imaginilor înregistrate se află în spații securizate, protejate de securitate fizică;

-Dreptul de acces se acordă utilizatorilor pe baza nevoii de a cunoaște, doar pentru acele resurse care sunt strict necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu;

-Doar personalul desemnat cu administrarea sistemului, numit în acest sens de către operator, are dreptul de a accesa fișierele înregistrate în sistem, de a acorda, modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor;

-Personalul extern care se ocupă cu mentenanța sistemului de supraveghere video semnează acordul de confidențialitate;

          Accesul la datele personale și dezvăluirea acestora

1.Drepturi de acces:

Accesul la imaginile stocate și/sau la arhitectura sistemului de supraveghere video este limitat la un număr redus de persoane. În special, UAT RACOS impune limite în privința persoanelor care au dreptul să vizioneze materialul filmat în timp real. Vizionarea imaginilor este accesibilă personalului anume desemnat de către conducerea instituției. Vizionarea înregistrării materialului filmat se va face în cazuri justificate, cum ar fi cazurile prevăzute expres de lege și incidentele de securitate, de către persoanele special desemnate. Copierea, descărcarea, ștergerea sau modificarea oricărui material filmat este interzis cu excepția situațiilor în care conducerea instituției își manifestă acordul în acest sens sau cu excepția cazurilor anume prevăzute de lege.

2.Instructaj:

Toți membrii personalului cu drept de acces beneficiază de o instruire inițială în domeniul protecției datelor. Aceasta procedură va fi integrată în programul de instruire și îndrumare, pentru toți utilizatorii cu drept de acces și atribuții în operarea sistemului de supraveghere video.     Conducătorul instituției se va asigura că întreg personalul implicat în operarea sistemului de supraveghere video este instruit și informat cu privire la toate aspectele funcționale, operaționale și administrative ale acestei activități.

3.Dezvăluirea datelor cu caracter personal:

Orice activitate de dezvăluire a datelor cu  caracter  personal către terți va fi documentată și supusă unei analize riguroase privind, pe de-o parte, necesitatea comunicării și, pe de altă parte, compatibilitatea dintre scopul în care se face comunicarea și scopul în care aceste date au fost colectate inițial pentru prelucrare (de securitate și control acces). UAT RACOS are obligația punerii la dispoziția organelor judiciare, la solicitarea scrisă a acestora, înregistrările video în care este surprinsă savârșirea unor fapte de încălcare a legii. Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezenței la pro-gram sau evaluarea performanței la locul de muncă.

4.Durata de stocare

Durata de stocare a datelor obținute prin intermediul sistemului de supraveghere video este proporțională cu scopul pentru care se prelucrează datele, astfel că imaginile sunt stocate pentru o perioadă care nu depășește 20 de zile, după care se șterg prin procedura automată în ordinea în care au fost înregistrate. În cazul producerii unui incident de securitate, durata de păstrare a materialului filmat relevant poate depăși limitele normale în funcție de timpul necesar investigării suplimentare  a incidentului de securitate.

5.Informarea persoanelor vizate:

Informarea primară a persoanelor vizate se realizeză în mod clar și permanent prin intermediul unui semn adecvat, cu vizibilitate suficientă și localizat în zona supravegheată, astfel încât să semnaleze existența camerelor de supraveghere, dar și pentru a comunica informațiile esențiale privind prelucrarea datelor personale. Persoanele vizate sunt atenționate asupra existenței sistemului de supraveghere video și a proprietarului prin note de informare corespunzătoare.

6.Exercitarea drepturilor de acces, intervenție și opoziție:

Pe întreaga perioadă de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele personale care le privesc și care sunt deținute de UAT RACOS, de a solicita intervenția (ștergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucrării acestora, conform legii.

Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca și/sau șterge date cu caracter personal ca urmare utilizării camerelor video trebuie să fie adresată UAT RACOS. Răspunsul la solicitarea de acces, intervenție sau opoziție se dă în termen de 15 zile calendaristice.

Dacă nu se poate respecta acest termen, persoana vizată și va fi informată asupra motivului de amânare a răspunsului, de asemenea i se va comunica și procedura care va urma pentru soluționarea cererii.

Dacă există solicitarea expresă a persoanei vizate, se poate acorda dreptul de a vizualiza imaginile înregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, în măsura posibilității, cu condiția de a nu prejudicia drepturile terților (persoana vizată va putea vizualiza doar propria imagine; imaginile altor persoane care pot apărea în înregistrare vor fi editate astfel incât să nu fie posibilă recunoașterea/identificarea lor).

În cazul unei asemenea solicitări, persoana vizată este obligată să se identifice dincolo de orice suspiciune (să prezinte actul de identitate când participă la vizionare) să menționeze data, ora, locația și împrejurările în care a fost înregistrată de camerele de supraveghere.

De asemenea, persoana vizată va prezenta și o fotografie recentă astfel incât utilizatorii desemnați să o poată identifica mai ușor în imaginile filmate.

Există posibilitatea refuzului dreptului de acces în situația în care se aplică excepțiile prevăzute de lege. Necesitatea de a restricționa accesul se poate impune și în cazul în care există obligația de a proteja drepturile și libertățile unor terțe persoane, de exemplu dacă în imagini apar și alte persoane și nu există posibilitatea de a obține consimțământul lor sau nu se pot extrage, prin editarea imaginilor, datele personale nerelevante.

Responsabilități

Conducătorul UAT este responsabil cu protecţia datelor cu caracter personal şi desemnează persoanele care au acces la sistemul de supraveghere video.

Ofiţerul/ repsonsabilul de protecţia datelor- DPO

-informează operativ conducerea primăriei despre vulnerabilităţile şi riscurile semnalate în sistemul de securitate a prelucrării datelor cu caracter personal al structurii şi propune măsuri pentru înlăturarea acestora;

-informează conducerea în legătură cu orice încălcare a normelor de protecţie a datelor cu caracter personal de natură a prejudicia drepturile persoanei vizate, cu privire la măsurile dispuse pentru identificarea persoanei responsabile şi limitarea efectelor unei diseminări neautorizate a datelor, precum şi cu privire la situaţiile în care au fost emise recomandări sau aplicate sancţiuni de către Autoritatea naţională de supraveghere sau când aceasta a dispus efectuarea unui control prealabil ori a unor investigaţii.